Hợp nhất các hàng Excel mà không làm mất dữ liệu
Hướng dẫn này cung cấp các giải pháp cho 4 kịch bản khác nhau của việc hợp nhất các hàng trong Excel. Xem cách bạn có thể nhanh chóng hợp nhất nhiều hàng mà không làm mất dữ liệu; kết hợp các hàng trùng lặp, liên tục hợp nhất các khối hàng và sao chép các hàng phù hợp từ hai bảng tính khác nhau.
+ cách gộp dữ liệu 2 dòng trong excel
+ cách gộp ô trong excel không mất dữ liệu
+ nhập 2 hàng thành 1 trong excel
+ gộp hàng trong excel
+ cách gộp dữ liệu 2 cột trong excel
+ merge cell trong excel không mất dữ liệu
+ cách gộp 2 cột họ và tên trong excel
+ cách tách ô trong excel
Việc hợp nhất các hàng trong Excel là một trong những nhiệm vụ phổ biến nhất mà tất cả chúng ta cần thực hiện ngay bây giờ. Vấn đề là Microsoft Excel không cung cấp bất kỳ công cụ tốt để làm điều này. Ví dụ: nếu bạn cố gắng kết hợp hai hoặc nhiều hàng trong trang tính của mình bằng cách sử dụng nút Hợp nhất & Trung tâm ( tab Trang chủ > Nhóm căn chỉnh ), tất cả những gì bạn sẽ nhận được là thông báo lỗi sau:
“Việc lựa chọn chứa nhiều giá trị dữ liệu. Việc hợp nhất vào một ô sẽ chỉ giữ cho phần lớn dữ liệu trên cùng bên trái.”
Nếu bạn bấm OK, các ô đã phối sẽ chỉ chứa giá trị của ô trên cùng bên trái, tất cả các dữ liệu khác sẽ biến mất. Vì vậy, rõ ràng chúng ta cần phải đưa ra một số giải pháp khác. Và hơn nữa về bài viết này, bạn sẽ tìm thấy một số phương pháp sẽ cho phép bạn hợp nhất nhiều hàng trong Excel mà không làm mất bất kỳ dữ liệu nào.
Cách hợp nhất các hàng trong Excel và giữ tất cả dữ liệu
Cách kết hợp các hàng trùng lặp (chỉ với dữ liệu duy nhất)
Cách liên tục hợp nhất các khối hàng trong Excel
Cách kết hợp các hàng phù hợp từ 2 bảng tính
Cách hợp nhất các hàng trong Excel mà không làm mất dữ liệu
Nhiệm vụ: bạn có một cơ sở dữ liệu khách hàng nơi mỗi hàng chứa một số chi tiết nhất định như tên sản phẩm, khóa sản phẩm, tên khách hàng, v.v. Những gì chúng tôi muốn là kết hợp tất cả các hàng liên quan đến một thứ tự cụ thể, để kết quả sẽ trông giống như sau:
Khi nói đến việc hợp nhất các hàng Excel, có hai cách để đạt được kết quả mong muốn:
Hợp nhất các hàng Excel bằng cách sử dụng công thức
Kết hợp nhiều hàng bằng cách sử dụng bổ trợ ô Merge
Cách hợp nhất nhiều hàng bằng công thức Excel
Microsoft Excel cung cấp một số công thức có thể giúp bạn kết hợp dữ liệu từ các hàng khác nhau. Có lẽ là cách dễ nhất để sử dụng hàm CONCATENATE . Dưới đây là một vài ví dụ để nối một số hàng vào một:
Hợp nhất các hàng và tách các giá trị bằng dấu phẩy: =CONCATENATE(A1,”, “,A2,”, “,A3)
Hợp nhất các hàng có khoảng trống giữa dữ liệu: =CONCATENATE(A1,” “,A2,” “,A3)
Kết hợp các hàng không có dấu cách giữa các giá trị: =CONCATENATE(A1,A2,A3)
Tôi tin rằng bạn đã suy luận quy tắc chung để viết một công thức như vậy – chỉ cần nhập tất cả các ô được hợp nhất được phân tách bằng dấu phẩy, sau đó nhập dấu tách ở giữa, ví dụ “,” là dấu phẩy có dấu cách; “” chỉ là một không gian.
Vì vậy, hãy xem công thức CONCATENATE sẽ hoạt động như thế nào trên dữ liệu thực.
Chọn một ô trống trên trang tính và nhập công thức vào đó. Chúng tôi có 9 hàng dữ liệu, vì vậy công thức sẽ khá lớn:=CONCATENATE(A1,”, “,A2,”, “,A3,”, “,A4,”, “,A5,”, “,A6,”, “,A7,”, “,A8)
Sao chép công thức trên tất cả các ô khác trong hàng, kết quả sẽ trông giống như sau:
Bây giờ bạn có nhiều hàng dữ liệu được hợp nhất thành một hàng. Nhưng các hàng kết hợp của bạn là, trên thực tế, công thức và nếu bạn muốn chuyển đổi chúng thành giá trị, bạn có thể chỉ cần sao chép / dán các hàng đã hợp nhất vào một số hàng khác trong bảng tính của mình. Hướng dẫn sau giải thích cách thực hiện điều này một cách chi tiết: Cách thay thế các công thức bằng các giá trị của chúng trong Excel .
Làm thế nào để kết hợp các hàng trong Excel bằng cách sử dụng bổ trợ ô Merge
Các Merge Cells add-in đang có mục tiêu để kết hợp nhiều loại hình của các tế bào trong Excel. Nó kết hợp các ô riêng lẻ cũng như kết hợp dữ liệu từ toàn bộ các hàng hoặc cột. Đây là cách nút Merge Cells trông giống như trên Ribbon Excel:
Để hợp nhất hai hoặc nhiều hàng trong bảng của bạn, hãy tiến hành 4 bước sau:
Chọn các hàng bạn muốn hợp nhất và nhấp vào biểu tượng Merge Cells .
Các Merge Cells cửa sổ hộp thoại sẽ mở ra với bảng của bạn hoặc dải được chọn, như bạn có thể nhìn thấy trong hình dưới đây. Ở phần trên của cửa sổ, bạn chỉ định ba điều cơ bản:
Cách bạn muốn tham gia các ô . Để hợp nhất các hàng dữ liệu, hãy chọn ” cột theo cột “.
Cách tách các giá trị đã hợp nhất . Có một loạt các dải phân cách tiêu chuẩn để lựa chọn: dấu phẩy, dấu cách, dấu chấm phẩy và thậm chí ngắt dòng ! Nếu bạn muốn sử dụng một số dấu tách khác, chỉ cần gõ nó trực tiếp trong lĩnh vực này.
Nơi để đặt các ô đã phối . Đây có thể là ô trên cùng hoặc ô dưới cùng.
Bây giờ chúng ta hãy xem nhanh phần dưới của cửa sổ để xem bạn có cần bất kỳ tùy chọn quảng cáo nào không:
Xóa nội dung của các ô đã chọn . Chọn nó nếu bạn muốn dữ liệu vẫn còn trong các ô đã phối.
Hợp nhất tất cả các vùng trong vùng chọn . Tùy chọn này sẽ cho phép bạn hợp nhất các hàng trong hai hoặc nhiều dải ô liền kề.
Bỏ qua các ô trống và văn bản Wrap . Hai điều này là tự giải thích, đúng không?
Và cuối cùng, bạn thấy tùy chọn ” Tạo bản sao lưu của trang tính “, được chọn theo mặc định. Đây chỉ là một biện pháp phòng ngừa mà sẽ giữ cho bạn ở phía an toàn và đảm bảo rằng bạn sẽ không mất dữ liệu của bạn trong mọi trường hợp.
Bây giờ chúng ta hãy nhấp vào nút Hợp nhất và xem kết quả chúng tôi nhận được – kết quả là các hàng dữ liệu được kết hợp hoàn hảo với các ngắt dòng!
Bạn có thể tải xuống phiên bản dùng thử đầy đủ chức năng của Merge Cells ngay bây giờ, hãy thử nó trên dữ liệu của riêng bạn và xem đó có phải là công cụ phù hợp với bạn hay không. Bổ trợ hoạt động với tất cả các phiên bản Excel 2016, 2013, 2010 và 2007 .
Cách kết hợp các hàng trùng lặp thành một (chỉ giữ giá trị duy nhất)
Nhiệm vụ: bạn có một số cơ sở dữ liệu Excel với một vài nghìn mục. Một loạt các giá trị trong một trong các cột về cơ bản giống nhau trong khi dữ liệu trong các cột khác nhau. Những gì bạn muốn có là kết hợp dữ liệu từ các hàng trùng lặp dựa trên một cột nhất định, làm cho nó trở thành một danh sách được phân tách bằng dấu phẩy. Ngoài ra, bạn có thể chỉ muốn hợp nhất các giá trị duy nhất, bỏ qua các bản sao và bỏ qua các ô trống.
Ảnh chụp màn hình bên dưới minh họa những gì chúng tôi đang cố gắng đạt được.
Việc tìm kiếm và hợp nhất các hàng trùng lặp trong Excel có thể là một cơn ác mộng thực sự và rõ ràng mọi người đều muốn tránh thực hiện công việc này theo cách thủ công. Trong trường hợp này, một add-in khác, Combine Rows Wizard , có thể thực sự tiện dụng.
Như tôi đã nói, kết hợp các hàng trùng lặp trong Excel có vẻ là một nhiệm vụ khá phức tạp, nhưng thuật sĩ kết hợp hàng sẽ hướng dẫn bạn qua quá trình làm cho nó thực sự đơn giản. Và một lần nữa, bạn sẽ chỉ cần 4 bước nhanh chóng:
Chọn các hàng trùng lặp mà bạn muốn hợp nhất và nhấn vào biểu tượng Combine Rows Wizard trên ribbon. Đảm bảo tùy chọn ” Tạo bản sao lưu ” được chọn, đặc biệt nếu bạn đang sử dụng bổ trợ này lần đầu tiên.
Chọn cột khóa . Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi đang chọn cột “Khách hàng” (A) vì chúng tôi muốn kết hợp các hàng dựa trên tên khách hàng. Nếu bạn muốn bỏ qua các ô trống , hãy đảm bảo chọn tùy chọn này ở góc trên bên phải và nhấp vào Tiếp theo .
Chọn các cột để hợp nhất . Trong bước này, bạn chọn các cột có dữ liệu mà bạn muốn kết hợp và chỉ định dấu phân cách: dấu chấm phẩy, dấu phẩy, dấu cách, dấu ngắt dòng hoặc bất kỳ ký tự nào khác mà bạn chọn. Hai tùy chọn bổ sung ở phần trên của cửa sổ cho phép bạn:
Xóa các giá trị trùng lặp khi kết hợp các hàng và
Bỏ qua các ô trống.
Nhấp vào nút Kết thúc và bạn sẽ thấy kết quả trong giây lát.
Đó là khá dễ dàng, phải không? Để đảm bảo điều này, hãy tiếp tục và tải xuống phiên bản dùng thử của trình bổ sung Kết hợp hàng . Bạn có thể sử dụng nó với bất kỳ phiên bản nào của Excel 2016, 2013, 2010 và 2007 .
Liên tục hợp nhất các khối hàng thành một hàng
Nhiệm vụ: bạn có một tệp Excel với thông tin về các đơn đặt hàng gần đây và mỗi đơn đặt hàng có 3 dòng: tên sản phẩm, tên khách hàng và ngày mua. Những gì bạn cần là hợp nhất ba hàng thành một, tức là hợp nhất các khối của ba hàng trong một trang tính Excel.
Đây là những gì chúng tôi đang tìm kiếm:
Nếu bạn có một vài mục cần kết hợp, bạn có thể chọn mỗi 3 hàng và kết hợp từng khối riêng lẻ bằng cách sử dụng Thuật sĩ Kết hợp Ô như chúng ta đã thảo luận trong Làm thế nào để hợp nhất các hàng Excel mà không làm mất dữ liệu . Nhưng nếu bạn có hàng trăm và hàng ngàn hồ sơ trong cơ sở dữ liệu của bạn, điều này chắc chắn không phải là một giải pháp rất thanh lịch. Có một cách nhanh hơn để đạt được kết quả cần thiết:
Tạo cột bổ sung trong trang tính của bạn; nó là cột C trong ví dụ của chúng ta. Hãy đặt tên cho nó là Block Id hoặc có thể bạn sẽ tìm ra một tên có ý nghĩa hơn:)
Viết công thức sau vào 2 nd di động của cột đó (C2) vì có khả năng nhất bảng của bạn có tiêu đề: =INT((ROW(C2)-2)/3). Và sau đó sao chép nó trên toàn bộ cột.
Bây giờ, công thức này thực sự làm gì? Nó thêm một số duy nhất cho mỗi khối hàng sẽ được hợp nhất, như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình:
Cụ thể hơn, hàm INT trong Excel được sử dụng để làm tròn một số xuống số nguyên thấp nhất tiếp theo. (C2) -2 khấu trừ số hàng nơi dữ liệu của bạn bắt đầu, để công thức bắt đầu đếm từ số không. Ví dụ, dữ liệu của chúng tôi bắt đầu từ hàng thứ 2 , vì vậy chúng tôi khấu trừ 2. Nếu dữ liệu của bạn (dữ liệu thực tế, không phải tiêu đề bảng) bắt đầu, từ hàng 5 và bạn nhập công thức vào ô D5, thì bạn đặt (D5) -5. Và cuối cùng, chúng tôi chia cho số hàng được hợp nhất trong mỗi khối (vì chúng tôi đang kết hợp các khối của ba hàng, chúng tôi thêm / 3 vào cuối công thức). Phew, tôi hy vọng lời giải thích của tôi có ý nghĩa. Nếu không, đừng ngại hỏi ý kiến và tôi sẽ cố gắng tìm hiểu điều gì đó dễ hiểu hơn:)
Vâng, bước trước đó thực sự đã làm phần chính của công việc. Bây giờ bạn chỉ cần hợp nhất các hàng dựa trên cột Block Id bằng cách sử dụng thuật sĩ kết hợp hàng, chính xác theo cách tương tự như chúng tôi đã làm trong ví dụ trước khi kết hợp các hàng trùng lặp .
Và đây là những gì chúng tôi có như là kết quả:
Xóa cột Block ID vì bạn không cần nó nữa và bạn đã hoàn tất! Hài hước, chúng ta cần 4 bước một lần nữa, như trong hai ví dụ trước:)
Hợp nhất các hàng từ 2 trang tính Excel mà không cần sao chép / dán
Tác vụ: bạn cần hợp nhất các hàng từ 2 bảng dựa trên một cột chung. Các bảng có thể nằm trong cùng một trang tính, trong hai bảng tính khác nhau hoặc thậm chí trong hai sổ làm việc khác nhau. Ví dụ: bạn có báo cáo bán hàng cho tháng 1 và tháng 2 ở hai trang tính khác nhau và bạn muốn kết hợp chúng thành một.
Hãy nhớ rằng, mỗi sổ làm việc có thể có số lượng bản ghi và thứ tự khác nhau của tên sản phẩm, vì vậy bạn không thể sao chép và dán cột ” Bán hàng tháng hai ” vào sổ làm việc đầu tiên vì các sản phẩm sẽ không khớp.
Một add-in khác từ AbleBits sẽ làm việc trong trường hợp này – Merge Tables Wizard . Công cụ này sẽ tìm, kết hợp và hợp nhất các hàng từ hai trang tính Excel trong vài giây, bất kể có bao nhiêu hàng mà mỗi bảng tính chứa. Thiết kế của wizard khá giống với thuật sĩ Combine Rows mà chúng ta đã sử dụng trong hai ví dụ trước, vì vậy nó sẽ trông quen thuộc với bạn:) Được rồi, để kết hợp các hàng phù hợp từ 2 bảng tính, hãy làm như sau:
Chọn bảng 1, đây là bảng chính mà bạn muốn cập nhật, và nhấn nút Merge Tables trên Ribbon ( Ablebits Data> Merge ).
Điều này sẽ mở hộp thoại Merge Tables Wizard với bảng đầu tiên của bạn đã được chọn, vì vậy chỉ cần nhấp vào Tiếp theo .
Chọn trang tính thứ hai, tức là bảng tra cứu nơi bạn muốn tìm kiếm các hàng phù hợp.
Chọn cột có các giá trị duy nhất tồn tại trong cả hai bảng, cột này sẽ được sử dụng làm số nhận dạng duy nhất. Đó là ví dụ của chúng tôi, nó có thể là Tên sản phẩm hoặc ID sản phẩm hoặc cả hai.
Bạn cũng có thể nhấp vào nút Tự động phát hiện ở góc dưới bên trái và trình hướng dẫn sẽ tự động tìm thấy (các) cột chính.
Chọn cột (s) bạn muốn cập nhật và đó thêm vào phần cuối của 1 st bảng. Vì chúng tôi chỉ muốn thêm cột ” Bán hàng tháng hai “, hãy chọn cột đó và nhấp vào Tiếp theo .
Trong bước tiếp theo, Trình hướng dẫn bảng kết hợp cung cấp một vài tùy chọn bổ sung, chẳng hạn như:
Thêm các hàng không phù hợp vào cuối bảng
Chỉ cập nhật các ô trống trong bảng chính
Đánh dấu các hàng được cập nhật theo màu bạn chọn
Trên thực tế, có một số tùy chọn khác, như bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình bên dưới:
Nếu bạn không cần bất kỳ tùy chọn nào trong số này, bạn có thể bỏ qua bước này và nhấp vào nút Kết thúc .
Tuy nhiên, nếu trang tính thứ hai của bạn có thể chứa một số hàng không tồn tại trong bảng tính đầu tiên và bạn muốn thêm chúng, hãy chọn Thêm hàng không phù hợp vào cuối bảng.
Bây giờ hãy nhấp vào Kết thúc , chờ một vài giây và kết quả là bạn có tất cả các hàng phù hợp từ hai trang tính Excel được hợp nhất thành một bảng duy nhất:
Nếu bạn muốn thử Merge Tables Wizard, hãy tiếp tục và tải xuống phiên bản dùng thử tại đây . Cũng như hai công cụ trước đó, nó hỗ trợ Microsoft Excel 2016 – 2007 .
Làm cách nào để có được các công cụ hợp nhất này cho Excel?
Trước hết, bạn có thể tải xuống các phiên bản dùng thử 15 ngày đầy đủ chức năng để đảm bảo các trình bổ sung thực sự phù hợp với nhu cầu của bạn, đây là trang tải xuống .
Nếu bạn thích bất kỳ công cụ kết hợp nào được mô tả trong bài viết này, bạn có một số tùy chọn để nhận chúng:
Mua bất kỳ phần bổ trợ nào dưới dạng một sản phẩm riêng biệt bằng cách sử dụng trang đặt hàng .
Nhận 3 công cụ hợp nhất trong một gói và giảm giá trên 25% cho giá cá nhân của họ. Nói cách khác, bạn chỉ trả tiền cho 2 add-in và nhận được một add-in thứ 3 miễn phí! Gói bao gồm Merge Cells , Combine Rows Wizard và Merge Table Wizard , và đây là mẫu đơn đặt hàng .
Có 3 trình bổ sung hợp nhất + 60 công cụ khác như một phần của Ultimate Suite for Excel .
Lưu ý: Đây là một lưu ý thực sự quan trọng, đừng bỏ qua nó:) Trước khi bạn tiến hành trang đặt hàng, hãy chắc chắn sao chép mã phiếu giảm giá mà chúng tôi cung cấp đặc biệt cho người đọc blog của chúng tôi: AB14-BlogSpo . Nó sẽ cung cấp cho bạn một khoản giảm giá thêm 15% cho bất kỳ sản phẩm Ablebits nào.
Hy vọng rằng, bây giờ bạn có thể hợp nhất các hàng trong các trang tính Excel của bạn chính xác như bạn muốn. Nếu bạn đang tìm kiếm một cái gì đó khác biệt và không tìm thấy giải pháp trong bài viết này, chỉ để lại một bình luận và chúng tôi sẽ cố gắng tìm ra một cách với nhau. Cảm ơn bạn đã đọc!
Bạn có thắc mắc gì muốn được giải đáp hãy để lại ý kiến ( Họ tên, Số điện thoại hoặc Email, câu hỏi) của mình dưới dưới phần bình luận chúng tôi sẽ giải đáp cho bạn !
