Bảo vệ tài liệu word 2010 trước khi phân phối chúng

Nếu bạn vào khung nhìn Backstage và chọn tùy chọn Info ở cột bên trái, bạn sẽ thấy nút Protect Document ở giữa cửa sổ (theo tiêu đề Permissions). Nút này cung cấp quyền truy cập vào một số công cụ bạn có thể sử dụng để giúp ngăn chặn các thay đổi trái phép đối với tài liệu của bạn và để giúp đảm bảo cho người nhận tài liệu của bạn rằng đó thực sự là từ bạn. 

 

 

 

 

Dưới đây là tổng quan về các tùy chọn có sẵn từ nút Bảo vệ tài liệu: 

 

Đánh dấu là cuối cùng

 

Lệnh này đặt một cờ trong tệp để nó mở ra ở chế độ chỉ đọc. Bạn không thể nhập tài liệu hoặc chỉnh sửa tài liệu theo các cách khác và hầu hết các nút trên ribbon đều bị tắt. Điều này cung cấp bảo vệ đầy đủ từ những thay đổi vô ý, nhưng nó không bảo vệ chống lại những thay đổi nguy hiểm. Bất kỳ ai cũng có thể xóa trạng thái cuối cùng bằng cách truy cập lại tab Thông tin cách khóa file word 2010 không cho chỉnh sửa và nhấp lại Đánh dấu là cuối cùng hoặc, đơn giản hơn, nhấp vào Chỉnh sửa Anyway trong thanh thông báo. 

 

Mã hóa bằng mật khẩu

 

Khi bạn chọn lệnh này, Word sẽ yêu cầu bạn cung cấp mật khẩu, sau đó nó sẽ sử dụng như một khóa để mã hóa tài liệu. Sau đó, Word yêu cầu mật khẩu mỗi khi có ai đó cố khóa 1 đoạn văn bản trong word. Hãy chắc chắn rằng bạn lưu mật khẩu ở một nơi an toàn bởi vì không có cách thực tế để phục hồi nó. 

 

 

Hạn chế chỉnh sửa

 

Lệnh này sẽ hiển thị ngăn tác vụ Hạn chế định dạng và chỉnh sửa mà bạn có thể sử dụng để giới hạn các thay đổi và chỉnh sửa định dạng. 

 

Hạn chế quyền theo người

 

Lệnh này sử dụng Quản lý quyền thông tin (IRM) để theo dõi người dùng nào được phép xem hoặc chỉnh sửa tài liệu. Nếu mạng của bạn không có máy chủ IRM, bạn có thể sử dụng dịch vụ IRM trực tuyến miễn phí từ Microsoft. Thông tin về dịch vụ và trình hướng dẫn cài đặt nó xuất hiện khi bạn chọn lệnh này và bạn chưa có cấu hình máy chủ IRM. Sau khi bạn định cấu hình dịch vụ IRM, bạn có thể chỉ định người dùng nào có quyền Đọc cho tài liệu và tài khoản nào có quyền Thay đổi; những người không có trong danh sách bị ngăn không copy được trong word. Bằng cách nhấp vào Tùy chọn khác trong hộp thoại Quyền, bạn có thể đặt các hạn chế bổ sung. 

 

Thêm chữ ký số

 

Chữ ký số là mã được nhúng trong tệp tài liệu đảm bảo rằng tài liệu đến từ bạn (hoặc ai đó có quyền truy cập khóa riêng cho ID kỹ thuật số của bạn) và tài liệu đó không bị thay đổi. Ngoài ra, nó cung cấp một dấu thời gian giả mạo cho tài liệu. Bạn có thể chọn lệnh này để tìm hiểu về các tùy chọn để lấy ID kỹ thuật số nếu bạn mở khóa file word không cho chỉnh sửa.

 

Mẹo được chuyển thể từ Microsoft Office 2010 Inside Out của Ed Bott và Carl Siechert

 

Mời bạn xem thêm: sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái